키오스크 현장결제
그라운드 댄스학원 | "10명이 붙던 행사를 3명이서 돌렸어요"
행사 운영 인력 10명을 3명으로 줄였습니다. 출결과 결제는 QR로 알아서 돌아갑니다.
댄스학원 운영에서 가장 먼저 무너지는 건 회원 데이터다. 경기 부천 역곡의 그라운드 댄스학원은 인수 당시 회원 관리와 정산을 수기 엑셀로 처리하고 있었다. 댄서이자 댄서 에이전시 공동대표인 나재선 대표에게 댄스학원 관리 시스템으로 로우그래피를 선택한 이유와, 키오스크·QR 출결·정산 자동화를 도입한 뒤 무엇이 달라졌는지 물었다.
이 인터뷰에서 다루는 내용
그라운드 댄스학원은 어떤 댄스 스튜디오인가
인수 당시 회원 관리·정산 시스템의 문제
댄스학원 관리 시스템으로 로우그래피를 선택한 이유
도입 후 달라진 것 — 키오스크와 QR 출결
매출 대시보드로 보는 댄스학원 운영
수강권 결제와 강사 정산이 한 곳에서 돌아갈 때
그라운드 댄스학원은 어떤 댄스 스튜디오인가
Q. 그라운드 댄스학원은 어떤 학원인지 소개해주실 수 있으세요?
A. 일단 학원 자체의 연차는 꽤 됐지만, 저희로서 한 거는 인수의 형태로 됐기 때문에 얼마 안 됐다고 보시면 되고요. 기존 스타일은 잘 몰라서 바로 저희 스타일대로 말씀드리자면, 프로페셔널한 댄스를 로컬에서 받을 수 있는 학원이라고 생각해 주시면 됩니다. 더 나아가서 예체능 학원은 사실 소비의 개념이나 어떠한 사치의 개념인데, 이거를 좀 더 실무와 바로 실용적이게, 실제로 이득이 되고 도움으로 연결될 수 있게 하고자 목적한 곳입니다.
인수 당시 회원 관리·정산 시스템의 문제
Q. 인수 당시 학원의 회원 관리와 정산은 어떤 상태였나요?
A. 일단은 직접 제작한 엑셀 형태였어서 규격이 비규격이었고, 다른 학원에서 쓰는 양식도 아니었고, 그리고 그거를 다 수기로 하셨었나 봐요. 그리고 정확한 룰이라 해야 되나, 업무적인 그런 메커니즘, 그냥 '이거 하면 이거 한다' 이런 것들이 없이 그냥 유도리 있게 '얘 뭐 이러니까 좀 더 늘려주자, 멈추자, 뭐 하자.' 유동성 있는 건 너무 좋죠. 근데 유동성만 남은 느낌. 그렇기 때문에 심지어 아카이브 되는 것도 신뢰도가 안 가요.
인수했을 때 당시 그 과정에서도 인수하기 너무 어려웠고, 데이터를 하나의 규격으로 정제해서 받는 게 너무 어렵고, 그리고 그 남은 거를 없애는 게 아니라 쭉 끌고 가야 되는데 그거를 저희 식대로 맞추기 너무 어려웠다. 사실 그쪽으로 실제로 CS도 항의가 몇 번 들어왔었고 그런 불편함이 굉장히 많았었던 것 같아요. 운영 관련해서는 솔직히 너무 좋지 않았습니다.
Q. 인수 직후 가장 먼저 '이건 바꿔야겠다'고 느끼신 부분이 있으셨나요?
A. 일단 수업의 공지요. 이 학원은 기존에 수업 공지를 그냥 단체 DM 방을 파서 조율을 직접 수강생들한테 하거나 문자를 돌린다거나 이런 식으로 하더라고요. 실제로 하다 보니까 오피셜하게 하나의 창구로 공유를 해버리는 게 올릴 때는 간편한데 광범위한 사람들이 딱 정제된 정보를 편하게 볼 수 있는, 이런 구조를 선호했어서. 일단 수업 개시나 정보가 변경돼야 되는 거 안내, 안내와 공지 그 관련해서 일단 바꾸고 싶었고요.
그다음에 결제 방식에 대해서는, 메이저 학원들도 항상 그 문제가 있었던 게 결국 가서 결제해야 됩니다. 온라인으로 결제하는 개념은 최근에 들어온 것 같고, 가서도 계좌를 직접 앞에 카운터에서 적고 하거나 카드 결제, 현금 결제 이거밖에 안 됐죠.
여기서 딱딱 해서 분류가 되고, 결제자 이름이 그냥 '복순' 이렇게 되어 있어도 '이 회원님이네' 이렇게 바로 연계되고 '딱 이 수업 때문에 결제하셨네' 이건 아니란 말이죠. 그렇기 때문에 구글 폼 쓰고 막 그랬었는데, 그런 것들을 좀 더 스마트하게 풀어내고 싶었는데 마침 또 로우그래피로 좀 해결이 많이 됐죠.
댄스학원 관리 시스템으로 로우그래피를 선택한 이유
Q. 로우그래피를 처음 알게 된 계기가 뭐였나요?
A. 저희가 사업을 진행하기 전에 테스트 프로젝트를 진행했었어요. 유명한 댄서 두 팀과 두 타임을 진행하는 워크숍이었는데, 그때 일단 제가 공연 기획자로서 행사 기획팀에도 있었거든요. 그때도 저희가 어떤 규모든 최소 스텝 인원이 9명, 10명이었습니다. 그래도 바빴고요. 그래서 그때의 기억 때문에 좀 많이 두려워했었어요. '우리 돈은 없어, 사람 부를 돈은 없고 할 일은 많을 거야. 할 수 있을까, 못할 것 같아' 이런 생각이 있었다가 마침 또 로우그래피를 알게 됐고, 거기서 '테스트 한번 해보시죠' 그래서 하게 됐습니다.
사실 워크숍 같은 형태는 상주하는 것보다는 입장과 퇴장이 정말 중요하고, 사람에 대한 속성 분류가 정말 중요하단 말이에요. 초반에 제일 많은 인원이 쓰이는데, 그 부분이 정확히 해결이 되더라고요. 그때 당시에 기존 한 열 명, 아홉 명이었던 걸 세 명이서 진행을 했었고 심지어 여유가 있었습니다. 그래서 인건비 포함해서 시간도 절약이 됐고, 그때의 좋은 이미지와 활동이 저희 사업의 발판이 됐다고 해도 과언이 아닐 정도로 좋은 기억으로 남았던 것 같아요.
Q. 새 학원 운영을 시작하면서 학원 관리 시스템으로 로우그래피를 선택하신 가장 큰 이유는 뭐였나요?
A. 그때 이후로 만약에 학원 관리 시스템을 쓰게 된다면, 여러 가지 사업체가 있다 해도 로우그래피를 써야겠다라는 생각을 했었고, 그리고 그때 당시에도 워크숍 이후에 뭔가 로우그래피를 계속 어딘가에 쓰고 싶었던 기억이 있어요. '여기서도 해볼까, 여기도 가능할까' 이런 느낌으로.
도입 후 달라진 것 : 키오스크와 QR 출결
Q. 댄스 스튜디오에 키오스크를 들이고 나서 데스크 업무는 어떻게 달라졌나요?
A. 기존의 학원들은 좀 아날로그 방식으로 수강을 받고자 했는데 저희가 인원이 정말 적어요. 하는 업무가 또 사이드가 많기 때문에 일손이 부족한데, 이런 것들을 키오스크로 줄일 수 있다. 그래서 학원생들 반응도 보면 '이거 맥도날드에만 있는 줄 알았는데 이런 게 학원에도 있네' 이런 신기함에서 오는 결제 유도라든지, 아니면 '이 학원은 타 학원과 아무튼 뭔가 다르네' 이 느낌을 좀 줄 수 있는 것 같고, 계속 유의미한 변화를 만들어내는 것 같습니다.
Q. 실제로 써보시고 가장 먼저 '이게 편하다' 싶었던 순간이 언제였나요?
A. 일단은 수강생에 대한 스트레스가 거의 없었어요. QR로 하다 보니까 최근에 그런 적이 많아요. 제가 다른 사이드 업무가 많아서 하는데 애들이 언제 들어오는지도 몰라요. 그 정도로 애들이 그냥 너무 편리하게 싹 들어와서 결제가 다 끝나져 있고 수업을 알아서 들어가게 되니까, 그냥 저만의 활용할 수 있는 개인 시간이 좀 늘어난 것도 있고요.
매출 대시보드로 보는 댄스학원 운영
Q. 대시보드는 어떻게 쓰고 계세요?
A. 제가 제일 매력적으로 느꼈던 게 대시보드예요. 대시보드 안에, 저는 살짝 수학 젬병인데 이제 매출이 시각화로 실시간으로 혹은 기간별로 이렇게 잘 정리되어 있고, 그래프 형태라든지 누구 쌤이 더 인기가 많고 수업이 더 많고 이러니까, 내가 운영을 잘 몰라도, 내가 만약에 학원 운영이 처음이다 이래도 경영에 대해서 자연스럽게 눈 뜨게 유도를 잘 해주는 느낌이에요.
쉽게 말해서 제일 어렵고 귀찮은 부분을 좀 줄이고 운영의 본질만을 딱 건드릴 수 있는 것 같아서 그게 좋은 것 같아요.
수강권 결제와 강사 정산이 한 곳에서 돌아갈 때
Q. 강사 정산과 정기 결제는 어떻게 쓰고 계세요?
A. 정산이랑 강사진 계좌라든지, 정기 결제라든지 이런 결제 시스템도 너무 좋아요. 개념 자체는 익숙한 개념인데, 이게 저희 업계에 들어와서 체감으로 느꼈을 때는 좀 많이 좋은 것 같아요.
예를 들어서 카드 결제 뭐 하고 뭐 하고 이런 것들 다 섞이잖아요. 근데 그게 그냥 로우그래피 이름으로 딱 정산일에 나눠져서 다다닥 들어오고, 그리고 수강생 정보 가면 몇 번 결제하고 얼마짜리 끊었고 총 얼마, 뭐 이런 것들이 다 나와 있고, 계좌 이체가 확인 클릭 몇 번만 하면 되고.
사실은 이런 분류한 것만 따로 보고 수업만 따로 보고 하면 다 이거 안 써도 문제 없거든요. 근데 하나가 데이터베이스 정리가 되는 순간 무조건 둘은 연동을 해야 될 수밖에 없더라고요. 안 그럼 일이 두 배가 되는 느낌. 근데 이 두 가지 다 잡기 때문에 이게 더 유의미한 것 같아요. 수업과 결제를 다 볼 수 있었고 연동이 쫙 돼서. 근데 또 운영자 입장뿐만 아니라 수강생들, 강사들까지도 각자의 루트대로 편하게 다 정보가 편리하게 들어오니까 큰 거 같아요.
로우그래피를 쓰면서 아쉬웠던 점
Q. 로우그래피를 실제로 써보시면서 아쉬웠던 점은 뭐가 있을까요?
A. 아직 기술적 오류가 많습니다. 그래서 이거는 근데 업데이트를 하면 되는 부분이라고 충분히 생각을 하고, 그거 말고는 사실 딱히 없는 것 같아요. 저희도 어느 정도 안정화되고 기술적으로 좀 딱 정리가 되고 들어온 케이스여서 그렇게 큰 불편함은 느끼진 못했고요.
근데 온보딩이라고 해야 되나, 각 지점마다의 교육은 딱 매뉴얼화해서 그냥 A4 용지 몇 장 내외로 해서, 담당자가 안 와도 그냥 이거 보고 '이런 문제 있으면 이렇게 한다, 여기로 몇 페이지로 가자' 조립식 설명서 읽듯이 가도 괜찮을 것 같아요. 그래서 더 복합적이고 어려운 문제는 그때 설치 수리 기사처럼 오는 형태가, 뭔가 양측 간의 효율도 극대화될 것 같다 싶었습니다.
댄스학원 인수·창업을 준비하는 원장님께
Q. 학원을 새로 인수하거나 창업을 준비 중인 원장님들께 한 말씀 해주신다면요?
A. 들어오지 마세요.(웃음) 일단 어떤 것이든 시작은 다 어렵고 험난한 도전이겠지만, 스스로 춤이나 실무에 자신이 있다면 로우그래피와 함께라면 걱정을 덜 해도 될 것 같다. 근데 뭔가 그게 아니라면 조금 더 귀찮아지겠지만 그 또한 개성이 있고 또 자신만의 학원이 될 것 같다라고 생각을 하고요.
별개로 메시지적으로는, 원장을 한다는 건 좀 많은 책임을 생각을 했으면 좋겠다. 왜냐면 한 세대만 생각할 게 아니라 내 기준부터 아래 10세대까지 책임진다는 각오로 했으면 좋겠습니다.
