프로젝트리 | "데스크의 현장 결제 업무가 사실상 거의 사라졌습니다"

업무 효율을 높인 기능 세 가지 — 사전 신청, 키오스크, 데이터 관리

Q. 잘 활용하고 있는 기능 중 효용 가치가 높다고 생각하는 기능 세 가지는 무엇인가요?

A. 기능적으로 만족하는 부분이 많지만, 저는 특히 업무 효율을 높여준 기능 세 가지를 말씀드리고 싶습니다.

첫 번째는 사전 신청 기능입니다. 프로젝트리는 원데이 클래스 형태로 운영되는 수업이 많아 매 수업마다 신청과 결제가 필요합니다. 만약 사전 신청 시스템이 없었다면 수업 시작 전마다 인포메이션 데스크가 접수와 결제로 굉장히 혼잡했을 것 같습니다. 하지만 사전 신청 기능 덕분에 수강생분들도 편리하게 신청할 수 있고, 운영 측면에서도 훨씬 효율적으로 관리할 수 있게 되었습니다.

두 번째는 키오스크 기능입니다. 사전 신청을 하지 못했거나 현장 결제가 필요한 경우에는 기존에는 모두 인포메이션 데스크를 통해 결제를 진행해야 했습니다. 하지만 키오스크 도입 이후에는 수강생분들이 직접 현장에서 결제를 진행할 수 있게 되었고, 그 결과 데스크의 현장 결제 업무가 사실상 거의 사라졌습니다. 덕분에 인포메이션 데스크에서는 수강생 상담이나 영상 촬영, 현장 운영 등 보다 중요한 업무에 집중할 수 있는 환경이 만들어졌습니다.

세 번째는 데이터 관리 기능입니다. 학원을 운영하다 보면 보관하고 관리해야 하는 자료들이 정말 많습니다. 이를 모두 온라인에서 체계적으로 관리할 수 있어 자료 확인이나 검색이 매우 편리합니다. 특히 교육청 점검과 같이 증빙 자료가 필요한 상황에서 온라인으로 관리되고 있는 자료를 바로 제시할 수 있었던 점이 굉장히 인상적이었고, 실제 운영 과정에서도 큰 도움이 되었습니다.

계좌이체 자동확인 도입 후 달라진 업무 루틴

Q. 계좌이체 자동확인 기능 도입 이후 업무 루틴은 어떻게 달라졌나요?

A. 예전에는 수업 신청에 대한 입금 내역을 확인하기 위해 매일 출근 전에 최소 10분 이상씩 시간을 할애해야 했습니다. 또 입금 확인이 지연되면서 발생하는 수강생 문의에 대응하는 시간도 적지 않았습니다.

하지만 지금은 수강생분들이 입금하신 뒤 일정 시간 내에 자동으로 입금 확인이 이루어지고 안내까지 전달되기 때문에, 이전에 반복적으로 발생하던 업무 시간이 크게 줄어들었습니다. 운영자의 업무 부담이 줄어든 것은 물론이고, 수강생 입장에서도 빠르게 확인을 받을 수 있어 더욱 편리하고 안심할 수 있는 기능이라고 생각합니다.

Q. 데스크 응대 시간은 얼마나 줄었나요?

A. 체감상 상당히 많이 줄었습니다. 데스크에서 가장 많은 비중을 차지했던 업무가 수업 결제와 관련된 응대였는데, 사전 신청과 키오스크 기능이 자리 잡으면서 이러한 업무가 거의 사라졌습니다. 덕분에 단순 결제 업무보다는 수강 상담이나 기타 문의 응대처럼 보다 중요한 커뮤니케이션에 집중할 수 있게 되었고, 서비스의 질도 자연스럽게 높아졌다고 생각합니다.

QR 체크인이 바꾼 현장 운영

Q. 실제로 써보시고 가장 먼저 '이게 편하다' 싶었던 순간이 언제였나요?

A. 편리하다고 느꼈던 순간이 워낙 많아서 어떤 기능을 꼽아야 할지 고민이 되네요. 아마 가장 먼저 떠오르는 건 이제는 너무 익숙해져 버린 QR 체크인 기능인 것 같습니다.

QR 체크인을 사용하기 전에는 수강생 한 분 한 분의 이름을 직접 호명하거나 종이 티켓 또는 예약 내역을 일일이 확인해야 했습니다. 이 과정에서 이름을 잘못 확인하거나 티켓 분실, 훼손, 착오 등 다양한 이슈가 발생하기도 했습니다. 하지만 QR 체크인을 도입한 이후에는 수강생분들께서 모바일 티켓으로 빠르고 정확하게 입장할 수 있게 되었고, 현장 운영 속도와 정확성이 모두 크게 향상되었습니다.

특히 많은 인원이 한꺼번에 입장하는 프로젝트리의 운영 방식에서는 QR 체크인이 단순한 편의 기능을 넘어 필수적인 운영 도구가 되었다고 느끼고 있습니다.

Q. 만약 지금 로우그래피가 갑자기 사라진다면, 프로젝트리의 수강생이나 데스크는 어떻게 될 것 같나요?

A. 프로젝트리는 개원 초기부터 로우그래피를 사용해왔기 때문에, 만약 갑자기 이 시스템이 사라진다면 수강생과 운영진 모두 상당한 혼란을 겪게 될 것 같습니다. 현재는 수업 신청, 결제, 수강생 관리, 운영 데이터 관리까지 학원의 핵심 업무가 모두 이 시스템을 중심으로 이루어지고 있기 때문입니다. 그만큼 프로젝트리의 운영 방식 자체에 자연스럽게 녹아들어 있는 플랫폼이라고 생각합니다.

로우그래피를 쓰면서 아쉬웠던 점

Q. 로우그래피를 쓰면서 아쉬웠던 점은 무엇인가요?

A. 프로젝트리는 개원 초기부터 로우그래피를 사용해왔기 때문에, 초반에는 저희가 필요로 하는 기능들이 아직 충분히 갖춰져 있지 않아 아쉬움을 느끼기도 했습니다. 하지만 운영 과정에서 필요한 기능들이 지속적으로 업데이트되고 개선되면서 현재는 큰 불편함 없이 만족하며 사용하고 있습니다.

그럼에도 한 가지를 꼽자면 메신저 기능에 대한 부분입니다. 현재 수강생분들께서는 문의사항이 있을 경우 주로 인스타그램 DM을 통해 연락을 주시는데, 상담과 예약·결제 관리가 서로 다른 플랫폼에서 이루어지다 보니 업무 연계성이 다소 아쉽게 느껴질 때가 있습니다. 만약 수강생과의 커뮤니케이션까지 하나의 플랫폼 안에서 관리할 수 있게 된다면, 운영 효율성과 고객 경험 측면에서 더욱 완성도 높은 서비스가 될 것이라고 생각합니다.

댄스학원을 운영하는 매니저님들께

Q. 학원을 실무에서 운영하고 있는 매니저님들께 한 말씀 해주신다면요?

A. 학원 운영은 생각보다 반복적이고 세세한 업무가 정말 많다고 생각합니다. 수업 관리부터 결제 확인, 수강생 응대, 강사 관리까지 작은 업무들이 쌓이다 보면 정작 가장 중요한 운영과 서비스에 집중하기 어려운 순간도 생기곤 합니다.

저 역시 비슷한 고민을 많이 했었는데, 운영 시스템을 잘 구축하는 것만으로도 업무 부담이 크게 줄어들고 더 중요한 일에 시간을 투자할 수 있다는 것을 느꼈습니다. 결국 좋은 시스템은 단순히 일을 편하게 만들어주는 것을 넘어, 운영자의 시간과 에너지를 더 가치 있는 곳에 사용할 수 있게 만들어주는 것 같습니다. 현장에서 학원을 운영하고 계신 많은 매니저분들도 자신에게 맞는 운영 방식을 찾으셔서 조금 더 효율적이고 여유 있게 업무를 하실 수 있기를 응원하겠습니다.